You are here

Asiakasyhteystietorekisterin tietosuojaseloste

(EU:n GDPR-asetuksen vaatimukset täyttävä versio)

Voimaantulopäivä: 17.10.2017

Henkilötietorekisterin   nimi:

Asiakasyhteystietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus:

Henkilötietojen (”yhteystietojen”) käsittely perustuu yleensä ja ensisijaisesti rekisterinpitäjien oikeutettuun etuun. Yhteystietojen määriteltyjen käyttötarkoitusten sekä rekisterinpitäjien ja rekisteröityjen välisen suhteen perusteella rekisterinpitäjien ensisijainen oikeutettu etu on mahdollisuus harjoittaa perusteltua ja oikeutettua liiketoimintaa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.Secondarily, for certain data subjects, the processing of Contact Data is based on direct or indirect contractual relationship between data subjects and data controllers.

Joidenkin rekisteröityjen kohdalla yhteystietojen käsittely perustuu toissijaisesti rekisteröityjen ja rekisterinpitäjien suoraan tai epäsuoraan sopimussuhteeseen.

Käyttötarkoitukset:

1) Liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi
2) Laadunhallinta
3) Tuotteiden ja palvelujen tutkimus- ja kehitystyö
4) Konsernimme IT-infrastruktuuriin tutkimus- ja kehitystyö
5) Markkinointi
6) Myynti
7) Asiakassuhteiden hallinta (CRM)
8) Tuotteiden valmistus
9) Tuotteiden ja palvelujen toimitus (ml. pääsy digitaalisiin kanaviimme)
10) Laskutus, verotus ja niihin liittyvät taloudelliset transaktiot
11) Konsernimme liiketoimintaympäristön ja prosessien eheyden takaaminen (ml. mahdollinen satunnainen ennaltaehkäisy- tai tarkastusjärjestelmä).

Tietosisältö:

Etunimi
Sukunimi
Titteli
Asema
Yritys (työnantaja)
Työtehtävä
Rooli päätöksentekoprosessissa
Katuosoite
Postinumero
Toimipaikka
Osavaltio
Maa
Yhteydenottotapa
Puhelinnumero
Matkapuhelinnumero
Alanumero
Faksinumero
Sähköpostiosoite
Muut yritystiedot (vapaa tekstikenttä)

Asiakaskyselykielto
Suositeltu asiakaskyselytapa
Osallistuminen strategiseen asiakaskyselyryhmään

Digitaalisen identiteetin hallintajärjestelmän tunniste
Tieto rekisterinpitäjien digitaalisiin alustoihin kirjautumisesta
Sähköpostimarkkinointisuostumus
Tekstiviestimarkkinointisuostumus
Hyväksytyn tietosuojailmoituksen versio
Yleinen suoramarkkinointikielto
Viimeisin tietojenkäsittelytoimi (aikaleima)
(Mahdollinen) suostumus maantieteellisen sijainnin seuraamiseen
Evästesuostumus
(Mahdollisen) tietopyynnön päiväys

(Mahdollinen) luottokortin numero
(Mahdollinen) luottokortin voimassaoloaika

Verkkokäyttäytymistiedot (rekisteröidyn toiminnasta riippuen).

Rekisteröidyt:

Konsernimme asiakasyrityksiä edustavat luonnolliset henkilöt.

Säännöllisesti tietolähteet:

Rekisteröidyt itse, konsernimme asiakasyrityksiä edustavat henkilöt, konsernimme työntekijät ja muut konsernille töitä tekevät sekä konserniamme edustavat henkilöt.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen säännöllisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisiin maihin:

Yhteystietoja ei luovuteta (muiden rekisterinpitäjien itsenäiseen käyttöön, ellei lainsäädäntö, kuten esimerkiksi viranomaiset sitä edellytä) säännöllisesti lukuun ottamatta konserniimme kuuluvia yrityksiä ja silloinkin aina sovellettavien lakien mukaisesti.

Yhteystietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen (ml. Sveitsi) ulkopuolelle vain sovellettavan lainsäädännön salliessa ja mukaisesti. Jos EU:n komission tietosuojan tason riittävyyttä koskevia päätöksiä ei ole, tiedonsiirtoihin sovelletaan EU:n komission vakiosopimuslausekkeita (rekisterinpitäjältä tietojenkäsittelijälle, EU:n komission päätös 2010/87/EU). Kopio vakiosopimuslausekkeista on saatavilla alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Jos EU:n komission tietosuojan tason riittävyyttä koskevia päätöksiä on saatavilla, konsernimme saattaa soveltaa niitä.

Jos yhteystietoja siirretään ulkoisille tietojenkäsittelijöille (alihankkijat tai myyjät), noudatetaan asianmukaisia, sovellettavien lakien edellyttämiä sopimusjärjestelyitä (mm EU:n komission vakiosopimuslausekkeita) yhteystietojen lainmukaisen ja asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Yhteystietoja voidaan siirtää käsiteltäviksi seuraaviin maihin:

o Australia
o Itävalta
o Bangladesh
o Belgia
o Brasilia
o Kanada
o Chile
o Kiinan kansantasavalta
o Tšekki
o Tanska
o Viro
o Suomi
o Ranska
o Saksa
o Kreikka
o Unkari
o Intia
o Indonesia
o Italia
o Japani
o Korea
o Latvia
o Liettua
o Malesia
o Meksiko
o Marokko
o Alankomaat
o Uusi-Seelanti
o Norja
o Peru
o Filippiinit
o Puola
o Portugali
o Qatar
o Romania
o Venäjä
o Saudi-Arabia
o Singapore
o Slovakia
o Slovenia
o Etelä-Afrikka
o Espanja
o Ruotsi
o Sveitsi
o Thaimaa
o Turkki
o Ukraina
o Yhdistynyt kuningaskunta
o Yhdistyneet arabiemiirikunnat
o Yhdysvallat
o Vietnam

Rekisteriä koskevat tietoturvakäytännöt:

Yhteystietoja suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimilla tahatonta ja/tai laitonta pääsyä, muuttamista, tuhoamista tai muuta käsittelyä vastaan, mukaan lukien yhteystietojen luvaton luovuttaminen ja siirtäminen.

Näihin toimenpiteisiin kuuluu asianmukainen palomuuri, tietoliikenteen ja viestien asianmukainen salaaminen sekä turvallisten ja valvottujen laitteiden ja palvelinhuoneiden käyttö, näihin kuitenkaan rajoittumatta. Tietoturvaan kiinnitetään erityistä huomiota IT-järjestelmiä tarjoavien ja käyttöönottavien sekä palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten (kuten tietoa käsittelevät alihankkijat) osalta.

Tietoturvavaatimuksia noudatetaan tarkasti IT-järjestelmien käytön hallinnassa ja niiden pääsyn valvonnassa. Yhteystiedot ovat saatavana vain konsernimme sisäisissä verkostoissa. Työntekijät, jotka käsittelevät yhteystietoja osana työtehtäviään, ovat saaneet koulutuksen ja perusteellisen ohjeistuksen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevissa asioissa.

Oikeus vastustaa tietojenkäsittelyä:

Lain mukaan rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus:

  1. vastustaa yhteystietojen käsittelyä suoramarkkinointia, markkinatutkimuksia ja mielipidekyselyitä varten
  2. vastustaa yhteystietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjien oikeutettuihin etuihin.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä alla mainittuihin yhteyshenkilöihin kirjallisesti (ml. sähköpostitse). Käsittelyn lopettamisesta voidaan kuitenkin kieltäytyä, mikäli käsittely lain mukaisesti sallittua tai lain edellyttämää.

Muut rekisteröidyn oikeudet:

Lain mukaan rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus:

 1) saada pyynnöstä pääsy omiin yhteystietoihinsa, saada jäljennös yhteystiedoista ja muista yhteystietojen lakisääteistä käsittelyä koskevista tiedoista

 2) pyytää, jos se on tietojenkäsittelyn tarkoitusten mukaisesti sallittua:

a. korjaamaan virheelliset yhteystiedot
b. täydentämään puutteellisia yhteystietoja
c. poistamaan vanhentuneet yhteystiedot.

 3) tulla unohdetuksi, jos:

a. Yhteystietoja ei enää tarvita tietojenkäsittelyn tarkoituksiin.
b. Rekisteröity on vastustanut tietojenkäsittelyä vedoten edellä mainitussa ”Oikeus vastustaa tietojenkäsittelyä” -kappaleen kohdassa 2 esitettyyn perusteeseen eikä tietojenkäsittelylle ole lakisääteisiä oikeusperusteita.
c. Rekisteröity on vastustanut tietojenkäsittelyä vedoten edellä mainitussa ”Oikeus vastustaa tietojenkäsittelyä” -kappaleen kohdassa 1 esitettyyn perusteeseen.
d. Olemme käsitelleet yhteystietoja lainvastaisesti.

 4) rajoittaa työntekijätietojensa käsittelyä, jos:

a. Yhteystiedot eivät ole rekisteröidyn mielestä tarkkoja.
b. Käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa yhteystietojen poistamista mutta pyytää sen sijaan käsittelyn rajoittamista.
c. Rekisterinpitäjät eivät enää tarvitse yhteystietoja ilmoitettuihin käyttötarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee yhteystietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
d. Rekisteröity on vastustanut tietojenkäsittelyä vedoten edellä mainitussa ”Oikeus vastustaa tietojenkäsittelyä” -kappaleen kohdassa 2 esitettyyn perusteeseen eikä vielä ole määritelty, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn oikeudet.

 5) saada hänen rekisterinpitäjille antamansa yhteystiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn tekemän sopimuksen täyttäminen
 6) tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomen tietosuojavaltuutetulle ja vastaavalle paikalliselle tietosuojaviranomaiselle).

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä alla mainittuihin yhteyshenkilöihin kirjallisesti (ml. sähköpostitse). Käsittelyn lopettamisesta voidaan kuitenkin kieltäytyä, mikäli käsittely lain mukaisesti sallittua tai lain edellyttämää.

Yhteystietojen säilytysaika:

Säilytämme yhteystietoja yleensä sovellettavan lainsäädännön ja määräysten sallimissa rajoissa enintään kymmenen (10) vuotta viimeisen rekisteröityyn liittyvän liiketoiminnon päättymisen jälkeen. Joskus yhteystietoja voi olla tarpeen säilyttää pidempään oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai konsernin sisäisten tutkimusten suorittamiseksi. Pidempi säilytysaika on perusteltu rekisterinpitäjien velvoitteiden täyttämiseksi tai tarpeen esimerkiksi tuote- ja palvelutakuiden vuoksi sekä mahdollisten riita-asioiden todistustaakan vuoksi.

Yhteystietojen antaminen:

Rekisteröidyllä ei ole lakisääteistä velvoitetta antaa yhteystietoja, mutta jotkin yhteystiedot ovat tarpeen liiketoiminnan harjoittamiseksi (kuten liiketoimintasopimuksen tekemiseksi) konsernimme kanssa. Yhteystietojen puuttuminen tai antamatta jättäminen tilanteesta riippuen estää tai saattaa estää liiketoiminnan harjoittamisen (kuten liiketoimintasopimuksen tekemisen).

 

Rekisterinpitäjät:

  1.  Konecranes Global Corporation (Y-tunnus 2711339-8)

Osoite: Koneenkatu 8 (PL 661, 05830 Hyvinkää

Puhelinnumero: +358 (0)20 427 11

  1. 2) Konecranes Oyj (Y-tunnus 0942718-2)

Osoite: Koneenkatu 8 (PL 661, 05830 Hyvinkää

Puhelinnumero: +358 (0)20 427 11

Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa:

Lasse Toivonen (Data Protection Manager)
[email protected]
Postiosoite ja puhelinnumero samat kuin edellä.